Meine 5 Regeln für effizientes Home Office

Als Freelancer liegt es in der Natur der Sache, dass man regelmäßig auch von zu Hause arbeitet. Was für viele nach einer Traumvorstellung von einem Arbeitstag klingt, kann aber ziemlich schnell nach hinten los gehen. Nämlich dann, wenn man es mit der Disziplin nicht so ganz ernst nimmt. Ich habe mir daher in den letzten Jahren einige Regeln aufgestellt, an die ich mich zu halten versuche.

1. Feste Arbeitszeiten, feste Pausen, fester Tagesablauf

Die Verführung beim Home Office, den Tag etwas lockerer anzugehen, ist immer gegeben. Das fängt bei der Weckzeit an. Hier sollte man sich an der normalen Arbeitszeit im Büro orientieren und spätestens um die Uhrzeit mit der Arbeit beginnen, um die man auch beim Kunden beginnen würde. Ich würde mir hier also maximal die Fahrzeit zum Büro gönnen.

Mittagspause und Zwischenpausen sollten ebenfalls zu festgelegten Zeiten und in festgelegten Längen genommen werden. Zu Hause besteht allzeit die Gefahr, dass sich Pausen durch interessante Sendungen im Fernsehen oder andere Aktivitäten sehr in die Länge ziehen können. Hier muss man einfach diszipliniert sein und das nicht zulassen.

Generell ist es so, dass man zu Hause die Zeit etwas variabler gestalten möchte. Man neigt oft dazu, andere Aktivitäten dazwischen zuschieben, weil man weiß, dass man dann am Ende einfach ne Stunde mehr machen kann. Wird es dann langsam 19 oder 20 Uhr und man ist mit den Aufgaben immer noch nicht fertig, ist der Ärger umso größer und der Arbeitstag geht ziemlich unbefriedigend zu Ende.

2. Büro einrichten, Ablenkung vermeiden

Als IT-Freelancer braucht man nicht viel für ein Büro. Ein kleiner Schreibtisch, ein Stuhl, Strom- und Internetanschluss reichen und das eigene Büro ist schon fertig. Das sollte man sich auch gönnen, weil die Ablenkungen zu Hause einfach viel viel größer sind. Kindergeschrei, Mitbewohnergespräche, laute Musik etc. Wenn man die Möglichkeit hat, sich ein eigenes Zimmer dafür einzurichten, dann sollte man diese auf jeden Fall nutzen. Ansonsten reicht auch das eigene Zimmer. Wichtig ist aber, dass man sich wirklich eine kleine Ecke dazu einrichtet und z.B. nicht auf dem Bett arbeitet (siehe dazu auch Punkt 4). Falls das alles nicht möglich ist, dann sollte man sich auch mit dem Thema Coworking Space beschäftigen.

Das Büro selbst sollte ein Minimum an Ablenkung bieten. Keine Bücher, technische Geräte o.a., die dazu verleiten könnten, sich mit einer anderen Sache auseinanderzusetzen. Die größte Gefahr bleibt aber natürlich das Internet. Als Webentwickler kann man es aber leider nicht einfach ausschalten 🙂

3. Aufgabenpakete erstellen

Zu Hause arbeitet man in der Regel für mehrere Kunden und mehrere Projekte. Man neigt dann dazu, sich zunächst die angenehmsten Aufgaben aus den unterschiedlichen Projekten rauszupicken und abzuarbeiten. Das ist meiner Meinung nach das ineffizienteste, was man machen kann. Zum einen hat man einen enormen Zeitverlust beim Wechsel zwischen den Projekten und den Entwicklungsumgebungen. Verbindungen zu Servern müssen geschlossen und geöffnet werden. Project Management Tools aufgerufen und wieder geschlossen werden. Das sind jeweils nur wenige Minuten aber die summieren sich und kosten insgesamt dann viel Zeit. Zudem kommt hinzu, dass man sich jedes mal in das neue Projekt einarbeiten muss, also den Switch im Kopf machen muss. Das kann auf Dauer ziemlich anstrengend werden.

Ich empfehle daher, sich am Anfang des Tages einige Minuten Zeit zu nehmen und Aufgabenpakete zu erstellen. Hoch priorisierte Aufgaben müssen natürlich immer als erstes berücksichtigt werden. Die Pakete selbst müssen nach Kunden bzw. Projekten eingeteilt werden. Dafür stellt man sich Aufgabenpakete zusammen, die in sich geschlossen sind, und arbeitet diese nacheinander ab. Erst wenn ein Paket abgeschlossen ist, wird das nächste geöffnet. Ein Hin und Her Springen sollte unbedingt vermieden werden.

4. Bürosituation simulieren

Zu Hause neigt man oft dazu, es sich zu gemütlich zu machen. Ich habe mir über die Jahre daher angewöhnt, die Situation, wie sie in den Kundenbüros ist, so gut wie möglich zu simulieren. Dazu gehört z.B., dass ich mich so anziehe, wie wenn ich in’s Büro gehen würde. Die Erfahrung hat gezeigt: mit Pyjamas auf der Couch zu arbeiten während der Fernseher nebenher auf Mute läuft, funktioniert einfach nicht 🙂 Körper und Geist scheinen (zumindest bei mir) in den Sparbetrieb zu wechseln. Büroklamotten geben Körper und Geist unbewusst mehr Disziplin und man neigt weniger dazu, sich mit anderen Sachen zu befassen.

Ein weiterer Punkt ist die Kommunikation mit den Kollegen. Im Büro würde man zum Tisch desjenigen hingehen oder ihn kurz anrufen, um eine Sache zu klären. Zu Hause bedient man sich öfter der E-Mail. Bei der E-Mail besteht jedoch die Gefahr, dass man die Wartezeit bis zur Antwort für anderweitige Aktivitäten nutzt und so wieder Zeit verschwendet. Hier gilt also auch: entweder anrufen oder direkt ansprechen über Skype o.a.

5. Timetracking, timetracking, timetracking!

Das ist ein Punkt, der in jedem Artikel auftaucht, bei dem es um Effizienz geht. Der Punkt ist aber zu wichtig, um ihn hier einfach außen vor zu lassen. Seine Zeit vernünftig zu erfassen, ist für einen Freiberufler mit das Wichtigste, um effizient und rentabel arbeiten zu können. Als Webentwickler sollte man außerdem in der Lage sein, in wenigen Stunden ein eigenes Tool zu entwickeln, dass auf einen selbst perfekt zugeschnitten ist. Ansonsten gibt es natürlich haufenweise Tools und Apps, die genau das tun. Darauf gehe ich aber im einzelnen hier nicht ein.

Das Tool selbst sollte meiner Meinung nach ein paar wichtige Punkte beherrschen:

  • Angabe von benötigter und dem Kunden abgerechneter Zeit
  • Unterteilung nach Kunden und Kundenprojekten
  • Zusammenfassung nach Kunden, Kundenprojekten und Zeitraum

Die Unterscheidung zwischen benötigter und tatsächlich abgerechneter Zeit ist essentiell. Relativ schnell wird man merken, dass es von Kunden zu Kunden dramatische Unterschiede gibt und kann daran arbeiten. Zudem empfehle ich auch die Zeiten zu erfassen, die nicht direkt in Rechnung gestellt werden können, z.B. Buchhaltung, Akquise, Organisation etc.

Nach einigen Monaten der Benutzung kann man die Zahlen von Büro und Home Office vergleichen und schauen, wie effizient tatsächlich die Arbeit von zu Hause aus ist.

Kostas Strigkos

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